電話とメールとチャットの具体的な使い分けを知りたい
だれかと『言った』『言わない』を経験したことがある
こんな悩みでモヤモヤしている人はぜひ最後まで読んでください☺️
現役営業マンが実際にやっている、
仕事のコミュニケーションツールの使い分けをご紹介します。
✅ 今回のニュースレターの内容
- 電話は緊急性や即座に連絡をとりたいにつかう
- メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
- チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
- まとめ 場面ごとに適切なコミュニケーションツールを見極めるべし
✅ 自己紹介・まえがき
こんにちは。たすけです。
簡単に自己紹介をします。
この記事を書いているわたしは、会社員をしながらブログで情報発信しています。
具体的には、
🧑💼法人営業に関わるノウハウ
🧑💼人間関係をスムーズにするコツ
🧑💼伝えかた・コミュニケーション術
をメイントピックに、
これから営業を始める人や、人間関係で悩んでいる人に向けてニュースレターを配信しています。
このニュースレターが、少しでもお役にたてれば嬉しいです。
✅ 電話は緊急性やすぐに連絡をとりたいときにつかう
基本的に電話は、
緊急性が高いときなど、いますぐに連絡をとりたいときにつかいます。
仕事で緊急性が求められるときは、メールやチャットで書き込むよりも
電話の方が断然解決までのプロセスが早いですからね。
しかし、いくら緊急性が高いとはいえ、
ふまえておくべきマナーは絶対にあるとわたしは思います。
それが以下の3つ。
① 要点をまとめてから話す
② 無駄な長話しはしない
③ 相手の耳と口を奪っている意識をもつ
特にわたしが気をつけていることは、
『電話をすることで相手の時間を奪っている』
という意識をもつことです。
なので、電話・メール・チャットの3つのなかでは、
1番つかう頻度は少ないです。
✅ メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
わたしがメールをつかう場面は以下の2つ。
💡相手とのやりとりを残しておきたいとき
💡複雑な内容を相手に伝えたいとき
サクッと深掘りします。
✍️ 相手とのやりとりを残しておきたいとき
相手とのやりとりを残しておきたい場面は様々ありますが、
営業で、大きなトラブルに発展しがちな例が
『言った・言わない』問題があります。
お互いの誤解から起きる意見の食いちがいです。
このような意見の食いちがいを防ぐためにも、
相手とのやり取りを残しておくことが重要になります。
メールはそれが可能になります。
✍️ 複雑な内容を相手に伝えたいとき
また、複雑な内容を伝える際にもメールを使用します。
これは、電話で複雑な内容を伝えてしまうと、
相手が理解するまで時間がかかるからです。
よくあるのが、上司と部下のやりとりで、
上司が伝えたことを部下が理解していないのに
一方的に話した状態になってしまい、
結果的にミスにつながるケースが多い。
こうならないためにも、
複雑な内容は書面で残るメールで伝えることが望ましいです。
✅ チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
最後はチャットをつかう場面です。
チャットは仕事のプロジェクトごとに、
手軽に相手とコミュニケーションをとりたいときに使用します。
メールほど堅い文章を書き込む必要もなく、
1行から数行程度の短いメッセージをリアルタイムで書き込むイメージです。
例えが適しているか怪しいですが、LINEでやりとりするような感覚に近いです。
またチャットツールは、相手がオンラインか確認できる機能もあるので
同時性を確認することができ、効率的にコミュニケーションをはかることができます。
とはいえ、チャットはリアルタイム性が高いですが、
常にチームメンバーがチャット画面を見ている保証はありません。
営業で外回りをしていたり、なにかしら作業をしているかもしれません。
そのため緊急性の高いやり取りには、あまり向いていない印象があります。
✅ まとめ 場面ごとに適切なコミュニケーションツールを見極めるべし
記事をまとめます。
今回は、現役営業であるわたしが仕事で実際に使い分けている
コミュニケーションツールに関わる内容を記事にしました。
おもに
💡電話
💡メール
💡チャット
の使い分けになります。
具体的には、
✅ 電話は緊急性や即座に連絡をとりたいにつかう
✅ メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
✅ チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
になります。
日々の業務で、その場面に適したコミュニケーションツールを使用し
円滑に仕事をすすめていきたいものですね。
今回は以上になります。
最後まで読んでいただきありがとうございました。